Segurança da informação para quem ainda está no básico

A cena clássica: “foi só um e-mail”

É terça-feira, fim do mês. O financeiro está correndo com pagamentos, o comercial pressionando por aprovação de desconto, e alguém recebe um e-mail “do diretor” pedindo urgência para transferir um valor. O texto é curto, tem tom de pressa e, no celular, parece legítimo.

Dez minutos depois, o dinheiro foi. Ou, em outro caso muito comum, o e-mail não pede transferência: pede para “revalidar a senha”. A pessoa clica, digita, e pronto. A conta corporativa vira uma porta aberta.

Segurança da informação, no básico, não é sobre coisas sofisticadas. É sobre evitar que rotinas normais virem prejuízo. E isso acontece mais por falha de processo do que por falta de ferramenta.

O que “segurança da informação” significa na vida real de uma PME

Pense em três objetivos bem práticos:

1. Garantir que só quem deve ver um dado consiga ver. Exemplo: proposta, margem, folha, dados de cliente.
2. Garantir que a operação continue mesmo com erro, perda ou golpe. Exemplo: recuperar arquivos, manter acesso a contas, retomar sistemas.
3. Garantir que um incidente não vire crise comercial e jurídica. Exemplo: cliente cobrando explicação por vazamento, reputação no mercado, tempo do gestor consumido apagando incêndio.

Quando a segurança está no básico, o ponto não é “blindar tudo”. É parar de dar chance fácil para problemas previsíveis.

O custo de manter do jeito que está (e por que ele aparece quando ninguém quer)

O custo não é só “um hacker roubou”. Ele aparece em pequenas perdas que somam:

Parada operacional: e-mail fora do ar, computador bloqueado, sistema indisponível, arquivos sumidos. Um dia parado custa vendas, atendimento e reputação.

Retrabalho e estresse: reemitir notas, refazer proposta, recuperar contato, explicar para cliente. Geralmente cai em cima de quem já está no limite.

Perda financeira direta: pagamento indevido, compra fraudulenta, boleto trocado, alteração de chave Pix, golpe no WhatsApp.

Dano comercial: cliente que desconfia, fornecedor que endurece, time que perde confiança em processos internos.

Risco de responsabilidade: dependendo do tipo de informação envolvida, o problema vira notificação, auditoria, multa ou disputa. Mesmo quando não chega nisso, o desgaste de “ter que provar que fez o mínimo” é real.

Para gestor, o ponto central é: insegurança custa tempo de liderança e caixa. E sempre cobra na pior hora.

“Tá, mas por onde eu começo sem transformar isso em um projeto infinito?”

Comece pelo que mais reduz risco com pouca complexidade. Segurança básica funciona bem quando você pensa em rotina, não em “projeto grandão”.

Primeiro: arrumar a casa dos acessos

A pergunta é simples: quem tem acesso ao quê, e por quê?

Se hoje a empresa tem uma senha “geral do comercial”, se ex-funcionário ainda tem acesso, se todo mundo vê pasta de contrato, tem risco óbvio.

Três práticas mudam o jogo:

1. Cada pessoa com sua conta. Parece básico, mas ainda é raro. Ajuda a controlar e a investigar quando algo dá errado.
2. Acesso mínimo necessário. A pessoa precisa ver aquilo para trabalhar? Se não, não deveria ter acesso.
3. Revisão rápida de acessos a cada mudança. Entrou, saiu, mudou de função: ajusta no mesmo dia, não “quando der”.

Segundo: proteger as contas que seguram a empresa

E-mail, WhatsApp corporativo, sistema financeiro, ferramenta de gestão e armazenamento de arquivos. Se alguém toma isso, você perde tempo e controle.

Aqui, vale uma regra de ouro: ativar dupla verificação sempre que possível. Dupla verificação é aquele passo extra de confirmação além da senha, como um código no celular. É simples e reduz muito o risco de invasão por senha vazada.

Terceiro: backup que realmente salva

Backup não é “ter arquivo no computador do fulano” nem “ter tudo em uma pasta compartilhada”.

Backup bom é aquele que, quando dá problema, você consegue restaurar rápido e sabe exatamente o que vai voltar.

Para começar, a rotina básica é:

1. Definir o que é crítico (financeiro, propostas, contratos, cadastro de clientes, documentos operacionais).
2. Definir onde isso fica e como é copiado para um local seguro.
3. Testar a restauração. Se nunca testou, você não sabe se funciona.

Muita empresa descobre que o backup “existia” só no dia em que precisa.

Quarto: treinar o time para os golpes comuns (sem palestra chata)

O golpe mais caro quase sempre é o mais simples.

Um treinamento curto e bem direto costuma resolver mais do que um monte de regra. O foco é criar dois hábitos:

1. Desconfiar de urgência fora do padrão. “Paga agora”, “manda agora”, “não fala com ninguém”.
2. Confirmar por um segundo canal. Se chegou por e-mail, confirma por ligação. Se chegou por WhatsApp, confirma por ligação. O que derruba golpe é verificação simples.

Isso não é falta de confiança no time. É proteção do time.

O que evitar para não gastar dinheiro e continuar inseguro

Algumas armadilhas são bem típicas em quem está começando:

Comprar ferramenta antes de organizar processo. Ferramenta não resolve senha compartilhada, acesso excessivo e falta de rotina de desligamento.

Criar regra impossível de seguir. Se a política vira burocracia, as pessoas “dão um jeito” e a insegurança volta escondida.

Centralizar tudo em uma pessoa. Se só o “cara do TI” entende os acessos e o backup, você cria dependência e risco. Segurança básica precisa ser repetível.

Achar que segurança é um evento. “A gente fez uma vez” não existe. Mudou gente, mudou fornecedor, mudou ferramenta: tem que revisar.

Como fica a empresa quando o básico está em dia

Não vira uma fortaleza. Vira uma empresa mais previsível.

Você sente a diferença quando:

1. Um desligamento acontece e os acessos são removidos sem drama.
2. Um e-mail suspeito aparece e o time sabe o que fazer.
3. Um arquivo some e você recupera em vez de refazer.
4. Um gestor dorme mais tranquilo porque “o mínimo bem feito” está rodando.

Isso é maturidade de gestão. Não é luxo.

Roteiro prático para sair do básico “solto” para o básico “controlado”

Se você quiser um caminho enxuto, aqui vai um roteiro que costuma funcionar bem em PME:

1. Semana 1: mapa rápido de contas e dados críticos Liste os sistemas usados (e-mail, financeiro, vendas, armazenamento de arquivos, WhatsApp). Identifique o que para a empresa se cair e o que é sensível se vazar.
2. Semana 2: ajuste de acessos e dupla verificação Tire senhas compartilhadas onde der, organize quem acessa o quê, ative dupla verificação nas contas mais críticas.
3. Semana 3: backup e teste de recuperação Defina rotina de backup e faça um teste real de restauração. Nem que seja com uma pasta crítica para começar.
4. Semana 4: “treino anti-golpe” e regra de confirmação Combine com o time um padrão simples: pedidos financeiros e mudanças de dados de pagamento só valem com confirmação por segundo canal. E deixe isso escrito em um lugar que todo mundo acha.

Esse roteiro já reduz o risco de forma perceptível.

Próximo passo (simples e sem enrolação)

Se você está no básico, o melhor próximo passo é uma avaliação rápida do seu cenário atual: onde estão as contas críticas, quais são os maiores riscos prováveis para sua realidade e o que dá para corrigir em 15 a 30 dias.

A CodeOn costuma ajudar bem nesse ponto, porque dá para fazer um diagnóstico objetivo, com prioridades claras e ações que cabem no dia a dia da PME, sem transformar segurança em “projeto eterno”. Se quiser, dá para marcar uma conversa curta e sair com um plano de correção do básico e uma trilha de evolução.