Quando seus sistemas não se falam: como parar de depender de planilha e copiar/colar

Antes: como era a empresa quando dava para controlar tudo na mão

No começo, tudo cabia na cabeça do dono e em algumas planilhas bem cuidadas.

Vendedor fechava no WhatsApp, passava para o financeiro no grupo, alguém lançava no sistema, outra pessoa conferia estoque e atualizava a produção ou separação. Dava trabalho, mas funcionava.

Então a empresa cresceu. Mais clientes, mais pedidos, mais gente, mais exceções. E a rotina que "sempre funcionou" começou a travar.

Hoje, o dia a dia parece assim:

A mesma informação digitada 3, 4 vezes em lugares diferentes.

Planilha com versão desatualizada porque alguém esqueceu de preencher.

Erro de digitação que vira problema com cliente, atraso de entrega ou cobrança errada.

Reunião para "alinhar os números" porque cada área tem uma versão da verdade.

Crescimento deveria facilitar a operação por ganho de escala. Mas quando os sistemas não se falam, crescimento vira mais pressão em cima de gente e mais risco de falha.

Depois: como fica quando a informação flui sozinha (sem depender de quem lembra de atualizar)

A diferença não é filosófica. É operacional.

Pedido aprovado no comercial já alimenta o financeiro, já reserva estoque, já dispara separação ou produção, sem ninguém ter que "passar a informação".

Pagamento confirmado pelo banco já baixa no sistema, sem esperar alguém conferir extrato e lançar um por um.

Cadastro de cliente atualizado em um lugar já aparece em todos os outros, sem versão antiga gerando confusão.

Relatório gerencial puxa dado direto da fonte, sempre atualizado, sem depender de planilha montada às pressas.

A empresa para de gastar energia repetindo tarefa e passa a focar em decisão, atendimento e ajuste fino. Ganha previsibilidade, reduz erro e libera tempo das pessoas certas.

O custo real de manter tudo "na mão" (que ninguém mede, mas todo mundo sente)

Parece que "sempre foi assim" e que "a gente se vira". Mas o custo está ali, todo dia:

Tempo de gente cara fazendo trabalho operacional repetitivo. Coordenador, gerente, sócio gastando horas conferindo, copiando, corrigindo.

Atraso entre venda e faturamento. Pedido fechado na segunda, lançado na quarta, faturado na sexta. Cliente esperando, caixa atrasado.

Erro que vira custo. Produto errado separado, nota emitida com valor desatualizado, cobrança duplicada. Tudo isso gera retrabalho, desgaste e, às vezes, perda de margem.

Decisão com dado velho. Gestor olha relatório de semana passada para decidir hoje. Às vezes, a realidade já mudou.

Dificuldade de crescer. Contratar mais gente para fazer a mesma coisa manual não escala. Vira custo fixo sem ganho proporcional de produtividade.

Sinais de que a falta de conexão entre sistemas virou problema de negócio

Você reconhece sua empresa em pelo menos dois desses pontos?

1. O comercial reclama que "o financeiro demora para liberar", e o financeiro diz que "falta informação do comercial".
2. Toda semana tem reunião para "alinhar o número". E toda semana o número muda dependendo de quem puxa.
3. Alguém passou o dia "jogando tudo na planilha" para gerar um relatório que deveria sair automático.
4. Já aconteceu de vender produto sem estoque, ou deixar estoque parado porque ninguém sabia que tinha.
5. Cliente ligou reclamando de cobrança errada, e você descobriu que o cadastro dele estava diferente em três lugares.
6. Quando alguém sai de férias ou sai da empresa, ninguém sabe direito "como ela fazia".

Se você marcou dois ou mais, o problema não é falta de esforço. É estrutura. E estrutura se resolve organizando o fluxo de informação, não contratando mais gente para fazer a mesma tarefa manual.

Por onde começar (sem precisar trocar tudo ou parar a operação)

A boa notícia é que conectar sistemas não precisa ser uma "reforma geral". Dá para começar por onde dói mais.

Passo 1: mapear o fluxo que trava a operação

Desenhe, em papel ou quadro mesmo, como a informação se move hoje.

Exemplo simples:

Pedido → comercial anota no CRM → alguém digita no ERP → financeiro recebe por e-mail → alguém lança no contas a receber → separação recebe por WhatsApp.

Conte quantas vezes a mesma informação é digitada ou repassada. Cada ponto de "redigitação" é um ponto de risco: atraso, erro, dependência de alguém lembrar.

Passo 2: escolher um fluxo crítico para conectar primeiro

Não tente resolver tudo de uma vez.

Pergunte: qual fluxo, se conectado, reduz mais erro, libera mais tempo ou acelera mais a operação?

Exemplos comuns de primeira conexão:

Comercial para financeiro: pedido aprovado já vira cobrança, sem precisar repassar.

Financeiro para estoque/produção: pagamento confirmado já dispara separação ou fabricação.

Atendimento para sistema: cliente atualiza dado e isso já reflete em toda a base.

A lógica é simples: ataque o gargalo que mais atrasa dinheiro ou mais consome tempo de quem custa caro.

Passo 3: conectar com o que já existe (antes de trocar sistema)

Muita empresa acha que precisa "trocar tudo" para conectar.

Na prática, dá para fazer os sistemas atuais conversarem, desde que eles tenham um mínimo de estrutura (que a maioria dos sistemas comerciais já tem).

A conversa entre sistemas pode ser feita de algumas formas:

Automação simples, que "lê" de um lado e escreve do outro (tipo robô de rotina).

Conexão direta entre os sistemas, quando eles permitem isso.

Camada intermediária que organiza o dado antes de entregar para o outro sistema.

O ponto é: antes de gastar com software novo, vale avaliar se dá para aproveitar o que já está rodando.

Passo 4: validar com quem usa no dia a dia

Conectar sistema não é só fazer funcionar. É garantir que a pessoa confia no resultado.

Teste com um time pequeno. Deixe rodar paralelo por alguns dias. Compare resultado manual com resultado automático. Ajuste o que ficou estranho.

Depois que o fluxo estiver rodando bem em um pedaço da operação, aí sim abre para o resto.

O que evitar (erros clássicos que viram projeto travado ou dinheiro jogado fora)

Alguns padrões se repetem nas empresas que tentam e não conseguem:

Começar grande demais. Querer conectar 5 sistemas de uma vez vira projeto sem fim, cheio de exceção e dependência. Melhor conectar 1 fluxo bem feito do que 5 pela metade.

Ignorar quem usa. Se a pessoa não confia ou não entende o que mudou, ela vai continuar fazendo "do jeito dela" por fora, e você terá dois processos rodando (o oficial e o real).

Achar que ferramenta resolve processo ruim. Se o processo é confuso e cheio de exceção, conectar os sistemas só vai automatizar a confusão. Vale arrumar o fluxo antes.

Não ter responsável claro. Projeto de integração "que é do TI e do financeiro e do comercial" acaba não sendo de ninguém. Alguém precisa ser dono do resultado.

Esquecer de documentar. Quando ninguém sabe como funciona, qualquer ajuste vira drama. Documentação simples (quem faz o quê, onde está a informação, como ajustar) economiza tempo depois.

Roteiro prático: 30 dias para conectar o primeiro fluxo crítico

Se você quiser sair do diagnóstico para ação, um caminho possível:

Semana 1: identificar e desenhar o fluxo prioritário

Reúna as áreas envolvidas (comercial, operação, financeiro, quem for). Desenhe como a informação anda hoje. Marque os pontos de retrabalho, espera e erro. Escolha 1 fluxo para atacar primeiro.

Semana 2: definir responsável e desenhar o fluxo ideal

Defina quem vai liderar a mudança (alguém de negócio, não só de TI). Desenhe como o fluxo deveria ser se a informação fluísse sozinha. Liste o que precisa mudar: de onde vem o dado, para onde vai, quem valida.

Semana 3: estruturar a conexão e testar com time reduzido

Aqui entra a parte técnica: fazer os sistemas conversarem. Pode ser automação, pode ser integração, depende do cenário. Teste com um grupo pequeno, rode paralelo ao processo manual, compare resultados.

Semana 4: ajustar, treinar e abrir para toda a operação

Corrija o que não funcionou. Treine o time (rápido, direto, mostrando o que mudou e o que eles ganham com isso). Abra para todo mundo. Acompanhe a primeira semana de perto.

Depois desses 30 dias, você tem o primeiro fluxo rodando, ganha confiança e já consegue enxergar o próximo.

Quando faz sentido ter ajuda de fora (e o que esperar de um parceiro como a CodeOn)

Conectar sistemas exige três coisas ao mesmo tempo: entender o negócio, desenhar o fluxo certo e fazer a tecnologia funcionar.

Nem sempre a empresa tem isso tudo dentro de casa, e tudo bem.

A CodeOn pode ajudar justamente nesse meio de campo:

Olhar a operação atual e apontar onde está o maior gargalo de fluxo de informação.

Desenhar uma conexão que cabe no orçamento, no prazo e na capacidade do time de adotar.

Implementar e acompanhar, para não virar "projeto que ficou pela metade".

Evoluir aos poucos, conforme a operação amadurece e surgem novos pontos de ganho.

Na prática, você ganha tempo de implantação, reduz risco de escolha errada e tem alguém que fala a língua de negócio, mas entrega resultado técnico de verdade.

Se quiser, dá para começar com uma conversa rápida de diagnóstico: mapear 2 ou 3 fluxos críticos, apontar onde conectar primeiro e montar um plano enxuto e aplicável, para começar hoje mesmo.