Modelo simples de briefing de contratação para contratar uma fábrica de software

O que é uma fábrica de software, do jeito que importa para o negócio

Quando falamos em fábrica de software, estamos falando de uma empresa que monta equipe e processo para construir e evoluir sistemas sob demanda. Pode ser para criar um produto do zero, modernizar algo que já existe, integrar sistemas, automatizar rotinas ou melhorar um portal interno.

O risco aqui é conhecido: você pede orçamento com pouca informação, recebe propostas incomparáveis e decide no escuro. Aí surgem atrasos, discussões sobre “não estava no escopo” e um sistema que entrega menos do que a operação precisava.

Um briefing simples resolve boa parte disso. Não precisa ser longo. Precisa ser claro.

Abaixo, vou conduzir no formato de perguntas e respostas, como acontece numa conversa real de contratação. E no meio você já sai com um modelo para copiar e adaptar.

“Eu preciso mesmo de um briefing? Não basta explicar em uma reunião?”

A reunião ajuda, mas ela não vira contrato. Sem briefing, cada fornecedor entende uma coisa diferente e precifica um risco diferente.

O briefing serve para:

• alinhar o que está sendo pedido
• reduzir surpresa depois
• permitir comparar propostas com uma base parecida
• deixar explícito o que você ainda não sabe, sem fingir certeza

“O que eu preciso ter definido antes de escrever?”

Três coisas, sem complicar:

• qual problema de negócio você quer resolver
• quem vai usar e com que frequência
• qual resultado você considera sucesso

Se você tiver isso em uma página, já dá para pedir orçamento com mais segurança.

“Me dá um modelo simples, pronto para copiar”

Segue um modelo enxuto de briefing de contratação. Idealmente, cabe em 2 a 4 páginas.

Modelo simples de briefing de contratação (copie e preencha)

1) Contexto e objetivo do projeto

• Empresa e área solicitante:
• Contexto atual (o que existe hoje e onde dói):
• Objetivo do projeto (em linguagem de negócio):
• O que vai mudar na prática se der certo:

2) Escopo em termos de entregas

Liste o que você espera ver pronto, sem tentar “desenhar o sistema inteiro”.

• Principais processos ou fluxos (ex.: pedido, aprovação, faturamento, atendimento):
• Principais perfis de usuário (ex.: vendedor, financeiro, gestor, cliente):
• Telas ou funcionalidades mais importantes (de 5 a 15 itens, no máximo):
• Integrações necessárias (ex.: ERP, sistema de pagamento, planilhas, plataforma de e mail):
• Relatórios ou indicadores esperados:

Se você não souber alguma parte, declare:

• Pontos ainda em aberto que precisam ser definidos junto com o fornecedor:

3) O que é fora de escopo (para evitar ruído)

• Itens explicitamente fora desta contratação:
• Itens que podem entrar depois, em uma fase 2:

Isso evita que alguém assuma que “vai estar incluso” e que outro cobre separado.

4) Regras e restrições do negócio

• Regras importantes (ex.: limite de desconto, aprovação acima de valor, prazos):
• Prazos de operação que impactam o projeto (ex.: fechamento do mês, sazonalidade):
• Exigências internas (ex.: aprovação jurídica, compliance, acesso a dados):

5) Dados e sistemas envolvidos

• Sistemas que existem hoje e que serão usados no processo:
• Onde estão os dados hoje (ex.: planilhas, sistema interno, terceiro):
• Quem pode liberar acesso e tirar dúvidas:

Se existir legado, descreva em termos simples:

• Existe sistema atual que será substituído ou convivência com o novo:

6) Expectativas de prazo e forma de entrega

• Data desejada para primeira entrega utilizável:
• Existe evento ou marco de negócio que exige uma entrega até tal data:
• Preferência de entregas em partes menores (recomendado) ou tudo de uma vez:

7) Suporte, manutenção e evolução

• Precisa de suporte após colocar no ar:
• Por quanto tempo espera correções incluídas após a entrega:
• Como será tratada a evolução (melhorias contínuas, pacote mensal, sob demanda):

Esse item costuma ser ignorado e depois vira urgência. Vale colocar desde o começo.

8) Como vocês querem receber a proposta

Peça o formato que te ajuda a comparar.

• Valor e o que está incluído:
• O que não está incluído:
• Premissas usadas para estimar (o que o fornecedor assumiu):
• Riscos e dependências:
• Cronograma em etapas, com entregas:
• Responsabilidades do fornecedor e da sua empresa:
• Condições de pagamento:

9) Critérios de decisão

• O que pesa mais para vocês (ex.: prazo, previsibilidade, qualidade, continuidade):
• Critérios eliminatórios (ex.: não trabalhar sem contrato, não ter suporte, não ter referências):

“O que eu devo pedir para a fábrica me devolver junto com a proposta?”

Peça evidências de execução, não só promessa.

• um plano de entrega em etapas, com marcos claros
• como funciona a comunicação no dia a dia e quem será o responsável
• como lidam com mudanças de escopo sem virar briga
• exemplos de projetos parecidos e referências reais

Se o fornecedor evita mostrar como trabalha, o risco costuma aparecer quando o projeto já está andando.

“Como eu descrevo escopo sem virar um documento técnico?”

Pense em rotina, não em tecnologia.

Em vez de:
“Criar API e autenticação”

Use:
“Usuário entra com e mail e senha. Gestor aprova cadastro. Depois disso, o usuário consegue registrar pedidos e acompanhar status.”

Se algum termo técnico aparecer, peça tradução em exemplo prático. Exemplo:
Integração significa que dois sistemas trocam informação sem digitação manual. Como um pedido feito no portal já aparecer no ERP.

“Quais armadilhas esse briefing precisa evitar?”

Algumas são bem frequentes:

1. Escrever objetivo como lista de funcionalidades Funcionalidade não é objetivo. Objetivo é reduzir retrabalho, acelerar atendimento, diminuir erro, dar rastreio.
2. Deixar tudo aberto “para o fornecedor sugerir” Sugestão é boa, mas precisa de trilho. Se você não fixa o problema e o critério de sucesso, cada um propõe uma coisa e você volta para propostas incomparáveis.
3. Pedir prazo fechado sem assumir dependências Quase sempre existe dependência do seu lado: pessoas para tirar dúvidas, acesso a dados, validação do processo. Se isso não estiver no briefing, o prazo vira aposta.
4. Ignorar pós lançamento Depois que entra no ar, aparecem ajustes inevitáveis. Sem combinar isso, o sistema vira uma entrega que “funciona, mas não encaixa”.

“Como eu comparo propostas quando cada uma vem de um jeito?”

Use o próprio briefing como régua.

Antes de decidir, garanta que todas responderam:

• o que está incluído e excluído
• premissas
• riscos
• plano em etapas
• quem faz o que
• pós lançamento

Quando faltar, peça complemento. Esse pedido, inclusive, já testa o nível de organização do fornecedor.

Mini plano de ação para esta semana

• Preencha o modelo acima com o que você já sabe
• Marque os pontos em aberto sem medo, isso é normal
• Envie para 3 fornecedores e peça respostas no mesmo formato
• Faça uma rodada curta de perguntas só sobre premissas, riscos e pós lançamento

Se você quiser reduzir ainda mais o risco, dá para pedir que o fornecedor descreva um exemplo de entrega parcial em 2 a 4 semanas que já gere algum valor. Quando a conversa sai do “projeto grande” e vai para “primeira entrega utilizável”, a qualidade da proposta aparece.

Se você já tem uma demanda e quer transformar em briefing que gere propostas comparáveis, a CodeOn pode fazer uma revisão rápida do seu texto antes de enviar ao mercado. A ideia é apontar:

• lacunas que costumam estourar orçamento
• ambiguidades de escopo
• dependências internas não mapeadas
• itens de sustentação e evolução que valem entrar desde o início

É uma conversa objetiva, boa para quem quer contratar com mais previsibilidade e menos surpresa depois.