Como avaliar propostas de desenvolvimento de software sem cair em armadilhas
Guia de decisão: como ler uma proposta de software com olhar de gestor
Quase toda empresa que pede uma proposta de software vive a mesma cena.
Chegam três orçamentos. Um é muito mais barato. Outro é cheio de termos técnicos. O terceiro parece caro, mas fala de coisas que ninguém pediu, como suporte, sustentação e evolução.
Na reunião, alguém solta a frase clássica:
“Se é tudo para fazer o mesmo sistema, vamos no mais barato e pronto.”
É aqui que surgem as armadilhas.
O problema não é escolher o preço mais baixo. O problema é escolher sem critério claro. Isso costuma sair caro em atraso, retrabalho, desgaste com o time e com clientes.
A seguir, um guia de decisão para você avaliar propostas mesmo sem fundo técnico. A ideia é simples: checklist de critérios de negócio que qualquer gestor consegue usar.
Passo 1: antes de olhar o valor, entenda o que está sendo cotado
A maior armadilha é comparar números de coisas diferentes. Como comparar:
- Proposta que inclui só construção do sistema
- Com proposta que inclui construção, testes, suporte inicial e ajustes pós lançamento
Algumas perguntas diretas ajudam a nivelar o jogo:
- O que exatamente está incluído no valor proposto
Pergunte por escrito:- O que será entregue na prática
- Quais telas, fluxos principais e integrações
- Se há testes de uso com o time
- Se há treinamento básico para usuários
- O que não está incluído
Essa pergunta é muito importante. Exemplo:- Integração com meio de pagamento está fora
- Automação com o ERP da empresa está fora
- Qualquer mudança depois da aprovação do desenho inicial será cobrada à parte
- O que acontece depois de colocar no ar
Busque respostas claras sobre:- Correções de erros nas primeiras semanas
- Ajustes finos que só aparecem com uso real
- Suporte a usuários internos
Se a proposta não responde claramente isso, você não tem uma proposta. Você tem um número solto.
Passo 2: critérios de comparação que importam mais que o preço
Preço é um critério. Não é o único.
Use esta lista como régua de comparação entre fornecedores:
- Clareza de escopo
- A proposta descreve o que será feito em linguagem de negócio
- Há exemplos do tipo “fluxo de aprovação de pedido com X etapas” em vez de só termos técnicos
Quanto menor a clareza, maior o risco de disputa lá na frente.
- Modelo de trabalho
- Existe uma forma estruturada de conduzir o projeto
- Está claro como serão as validações, as demonstrações e as aprovações
Se tudo parece baseado em fé e boa vontade, o risco de derrapar no prazo aumenta.
- Papel do seu time
- Está explicado quanto tempo pessoas da sua equipe terão que investir
- Fica claro quem decide o que é prioridade
Se o fornecedor assume que “o cliente decide tudo a qualquer momento”, o projeto tende a virar um eterno rascunho.
- Riscos mapeados
Um bom parceiro de software não tem medo de falar de risco:- Dependência de outros times ou sistemas
- Dados que precisam estar organizados
- Possíveis mudanças de regra de negócio Se ninguém fala de risco, ou não entendeu o problema ou está evitando conversa difícil.
- Plano para depois do go live
Go live é só o momento em que o sistema entra em produção.
Compare:- Fornecedor que entrega e some
- Fornecedor que já prevê manutenção, pequenas evoluções e suporte
O segundo parece mais caro, mas costuma sair muito mais barato quando você olha o ciclo completo.
Passo 3: perguntas diretas que revelam a maturidade do fornecedor
Estas perguntas ajudam a tirar a conversa do discurso bonito e trazer para a prática.
Faça, escute e observe o tipo de resposta.
- “Como vocês lidam quando o escopo muda no meio do projeto”
Boa resposta fala de:- Como as mudanças são avaliadas
- Como o impacto em prazo e custo é comunicado
- Como priorizar o que entra agora e o que fica para depois
Resposta vaga do tipo “a gente se ajusta” é sinal de improviso.
- “Me conte de um projeto que deu problema e como vocês resolveram”
Todo fornecedor sério tem história difícil para contar.
O que importa:- Assumiu onde errou
- Explicou o que mudou depois
- Mostrou aprendizado verdadeiro
- “Quem vai falar comigo no dia a dia e com que frequência”
Veja se existe:- Um ponto focal claro
- Rotina de reuniões curtas de acompanhamento
- Algum tipo de visão de progresso, mesmo que simples
- “Como eu sei que estou avançando na direção certa”
Procure por:- Demonstrações frequentes
- Entregas parciais utilizáveis
- Algum tipo de indicador simples de avanço, mesmo que seja só percentual de funcionalidades aprovadas
Passo 4: sinais de alerta que merecem atenção
Alguns comportamentos repetem em propostas que tendem a dar dor de cabeça.
Observe com cuidado:
- Tudo é muito vago, mas o prazo é muito agressivo
“Em 30 dias está pronto” para algo que mexe com processo crítico de negócio normalmente é fantasia. Se o fornecedor não explica como chega nesse prazo, desconfie. - Não há espaço para descoberta
Se desde o início o fornecedor trata o escopo como uma lista fechada e não reserva tempo para entender o contexto, é sinal de que vai entregar exatamente o que foi pedido, não necessariamente o que resolve o problema. - Promessas absolutas
“Não teremos nenhum problema”, “garantimos que não haverá ajustes”
Projeto de software sempre tem ajuste. O que difere é como se lida com isso. - Tudo é custo extra
Atenção para propostas em que:- Qualquer pequeno ajuste vira nova cobrança
- Correções de erros óbvios são tratadas como mudança de escopo
Isso costuma transformar um projeto barato em uma sequência de surpresas na fatura.
- Falta de transparência em quem faz o trabalho
Você não precisa saber o nome de cada pessoa, mas é importante entender:- Se a equipe é própria ou totalmente terceirizada
- Se haverá troca constante de pessoas
Troca frequente de time aumenta risco de perda de contexto e retrabalho.
Passo 5: como comparar propostas que são muito diferentes entre si
É comum receber propostas que parecem de planetas diferentes. Uma fala em horas, outra em pacotes fechados, outra em “squad dedicado”.
Como simplificar isso em decisão de negócio:
- Traga tudo para a mesma base de comparação
Peça para cada fornecedor responder, numa página, em linguagem simples:- O que está incluído
- O que não está
- Prazos principais
- Como lidam com mudanças
- O que acontece nos 60 dias depois do go live
- Entenda a lógica de preço
Pergunte:- Como o valor foi formado
- Se há alguma trava de horas ou de escopo
- Em que situações você pode pagar mais do que está na proposta
Isso ajuda a diferenciar proposta enxuta de proposta arriscada.
- Olhe custo total de ciclo, não só custo de implantação
Considere:- Implantação
- Ajustes pós lançamento
- Suporte mínimo
- Evoluções inevitáveis nos primeiros meses
Um projeto barato sem sustentação costuma gerar um segundo projeto para “consertar o primeiro”.
- Avalie alinhamento com o seu jeito de trabalhar
Alguns fornecedores funcionam bem com empresas muito organizadas em processos digitais. Outros têm mais paciência para construir ordem junto com o cliente. Entenda onde sua empresa está hoje e escolha quem se aproxima mais dessa realidade.
Passo 6: erros comuns de gestores ao analisar propostas
Não é falta de competência. É falta de informação estruturada.
Os erros abaixo acontecem o tempo todo, inclusive em empresas grandes:
- Decidir só pelo menor preço
Quando isso acontece, geralmente:- O escopo vem apertado demais
- Qualquer ajuste estoura o orçamento
- A relação com o fornecedor azeda rápido
- Tratar software como compra de produto pronto
Software sob medida não é como comprar cadeiras.
Exige:- Construção
- Validação com o time
- Adaptação ao dia a dia real
Ignorar isso gera frustração nas pontas.
- Não envolver quem vai usar na análise inicial
Às vezes, uma pergunta simples do time de operação revela que a proposta não cobre uma parte crítica do processo. Incluir ao menos uma pessoa chave de operação na leitura do escopo ajuda muito. - Não prever orçamento para sustentação e evolução
O sistema entra no ar, funciona, o negócio muda, e ninguém reservou nada para ajustar. Resultado:- Planilhas paralelas voltam
- Gambiarras surgem
- A confiança na solução cai
- Aceitar propostas sem nada escrito sobre o que acontece depois do go live
O famoso “a gente combina depois” é um dos maiores geradores de conflito entre empresa e fornecedor.
Checklist rápido para sua próxima decisão
Use este checklist antes de assinar qualquer proposta de software:
- Sei exatamente o que está incluído e o que não está
- Entendi como será o dia a dia do projeto e quem fala comigo
- Está claro como serão tratadas mudanças de escopo
- Existe um plano, mesmo que simples, para os primeiros 60 a 90 dias depois do go live
- Tenho noção do custo total do ciclo, e não só do valor de implantação
- Conversei com pelo menos uma referência desse fornecedor ou vi casos concretos
- Alguém de operação leu o escopo e concorda que resolve o problema certo
Se você não consegue marcar pelo menos a maioria desses itens, vale segurar a caneta por alguns dias.
Onde a CodeOn costuma entrar nesse tipo de decisão
A CodeOn normalmente entra em dois momentos:
- Antes da escolha do fornecedor
Para algumas empresas, ajudamos a:- Ler propostas que já chegaram
- Traduzir termos técnicos para linguagem de negócio
- Sugerir ajustes mínimos para reduzir risco de estouro de prazo e orçamento
- Depois da primeira versão do sistema
Muitos clientes chegam com um sistema já pronto, mas:- Difícil de manter
- Sem dono claro
- Cheio de pedidos de melhoria parados
Nesses casos, montamos um modelo de sustentação e evolução contínua, com uma rotina de melhorias pequenas, mas constantes.
Se você está com propostas na mesa ou com um sistema que virou gargalo, uma conversa rápida com alguém da CodeOn pode te dar clareza de cenário e próximos passos, mesmo que a decisão final não seja com a gente.
Próximo passo simples
Se você está avaliando propostas agora, uma ação prática para esta semana é:
- Escolher duas propostas que pareçam mais promissoras
- Pedir, por escrito, respostas às perguntas dos passos 1 a 5
- Marcar uma conversa focada só em alinhar expectativas de escopo, prazo e pós go live
Se quiser, a CodeOn pode apoiar nessa análise de forma objetiva, olhando:
- Riscos escondidos
- Lacunas de escopo
- Coerência entre o que está prometido e o valor cobrado
Basta separar suas propostas e agendar uma conversa de diagnóstico. Em meia hora dá para saber se você está comprando um ativo que vai sustentar o crescimento ou mais um problema para a agenda do próximo trimestre.